Термин глоссария
Единица хранения в архиве — дело и его номер в описи
Единица хранения — физически обособленный объект архивного хранения: переплетённое дело, книга, связка, рулон микрофильма или электронный образ. У неё есть свой номер в описи, и именно её выдают исследователю в читальном зале.
Единица хранения — это физически обособленный объект архивного хранения: переплетённое дело, книга, связка бумаг, рулон микрофильма или электронный образ. У каждой такой единицы есть номер внутри описи. Именно её приносят исследователю в читальный зал, и именно на неё ссылаются в родословной, добавляя номер листа.
Термин выглядит канцелярским, но он решает вполне бытовую задачу: как посчитать документы, если один документ занимает полстраницы, а другой — тысячу листов. Архив считает не бумаги, а объекты выдачи. Понимание этой логики сразу упрощает и заказ дел, и оформление ссылок.
Что физически считается единицей хранения
Чаще всего это дело — подшитые и переплетённые в одну обложку документы, объединённые по признаку делопроизводства. Но форма бывает любой. Отдельной единицей хранения выступает метрическая книга прихода, домовая книга, альбом фотографий, папка чертежей, свёрнутая карта, коробка с личными бумагами, рулон микрофильма, магнитная лента, а в электронных архивах — файл или контейнер файлов.
Определяет форму физическая обособленность и удобство хранения. Толстая книга сама по себе цельный объект и делить её незачем. Россыпь листов, наоборот, нужно собрать: их подшивают или помещают в связку, и связка получает один номер. Иногда одно делопроизводственное дело разбивают на несколько томов — тогда у каждого тома собственный номер, а связь показывают в заголовке: «том 1», «том 2».
По современным правилам объём формируемого дела ограничивают примерно двумя с половиной сотнями листов. Старые архивные дела складывались иначе и бывают заметно толще: книга на шестьсот-восемьсот листов — обычное явление для метрических записей крупного прихода за десятилетие.
Дело и единица хранения — одно и то же?
Почти, но не совсем. «Дело» — понятие делопроизводства: совокупность документов, отнесённых к одному вопросу и помещённых в отдельную обложку. «Единица хранения» — понятие архивного учёта: любой физически обособленный объект, который считают и выдают целиком.
В подавляющем большинстве случаев эти понятия совпадают, и в бланке заказа графа так и называется — «номер дела». Расхождения начинаются там, где документы не имеют формы дела: фотография, кинолента, электронный носитель. Считать их делом неправильно, но единицами хранения они являются.
В повседневной речи исследователи говорят «дело» и сокращают в ссылке до «д.». Это допустимо и понятно любому архивисту. Аккуратность нужна в другом: не путать номер дела с номером описи и не переносить номер из чужой публикации, не сверив его с действующим справочником.
Место в иерархии архивного описания
Система устроена сверху вниз и состоит из четырёх ступеней: архив, фонд, опись, единица хранения. Пятая ступень — лист внутри дела, но она относится уже не к учёту, а к ссылке.
Нумерация единиц хранения сквозная внутри описи, а не внутри фонда. Это означает, что дело 15 из описи 3 и дело 15 из описи 7 одного и того же фонда — два совершенно разных объекта. Пропуск любого звена делает шифр бессмысленным: «дело 214» без фонда и описи не позволит архиву ничего найти.
Полный шифр записывают в устойчивом порядке: название архива, фонд, опись, дело, лист. Сокращения общеприняты: ф., оп., д., л. Название архива обязательно пишется полностью хотя бы один раз в работе, потому что номера фондов повторяются в разных хранилищах.
Как нумеруется единица хранения
Номер присваивается при составлении описи и отражает место дела в её систематизации, а не дату поступления. Поэтому соседние номера обычно означают близкие по времени или по теме документы — этим удобно пользоваться: если нужное дело не подошло, стоит посмотреть соседние строки описи.
Встречаются литерные номера вида «87а» и «87б». Они появляются, когда дело выявили уже после составления описи и вставлять его пришлось между существующими. Пропущенные номера, наоборот, означают выбытие: дело передано в другой архив, объединено с соседним или списано по акту. Причину ищут в примечании и в итоговой записи описи.
При переработке описи нумерация меняется целиком. Тогда архив составляет переводную таблицу старых и новых номеров. Если вы опираетесь на ссылку из книги, изданной давно, проверьте по такой таблице — иначе заказ приведёт к постороннему документу.
Лист и оборот листа
Внутри дела нумеруются не страницы, а листы: штамп или карандашная цифра ставится в правом верхнем углу лицевой стороны. Обратная сторона отдельного номера не получает и обозначается пометой «об.». Запись «л. 12 об.» читается как «оборотная сторона двенадцатого листа».
Такой порядок объясняется просто: листы в деле бывают разного формата, часть заполнена только с одной стороны, часть — вклейки и вставки. Нумеровать страницы в подобной подшивке невозможно. Встречаются и литерные листы — «л. 12а», когда пропущенный лист обнаружили при проверке.
В конце дела подшит лист-заверитель с надписью о количестве пронумерованных листов и особенностях нумерации. Если цифры на листах кажутся противоречивыми, ответ обычно там. Отдельно бывает старая нумерация, зачёркнутая при переработке дела: ссылаться нужно на действующую, а старую при необходимости указывать в скобках.
Почему в ссылке обязателен номер листа
Без листа ссылка непроверяема. Дело на шестьсот листов содержит записи о сотнях людей, и предложение «проверьте сами» здесь равносильно отказу от доказательства. Указание листа превращает утверждение в проверяемый факт: любой человек откроет ту же книгу на том же месте и увидит ту же запись.
Ссылка выглядит так: название архива, ф. номер, оп. номер, д. номер, л. номер с пометой об. при необходимости. Если запись занимает разворот, указывают диапазон. Если в одном деле несколько нужных записей, каждая получает свою ссылку — сводить их к одному «дело такое-то» не следует.
Полезная привычка — записывать шифр в момент работы с делом, а не восстанавливать его потом по фотографиям. Снимок листа без шифра через полгода превращается в бесполезную картинку. Заносите каждый факт в древо сразу вместе с полным шифром: именно так собранный материал остаётся пригодным для проверки и передачи потомкам.
Микрофильм, фонд пользования и электронный образ
Оригинал выдают не всегда. Для часто запрашиваемых и ветхих документов создаётся фонд пользования — микрофильм, микрофиша или цифровая копия. В этом случае единицей выдачи становится рулон или файл, и в читальном зале вы работаете за аппаратом либо за компьютером.
Рулон микрофильма имеет собственный учётный номер, но ссылаться правильнее на оригинальный шифр дела: копия сделана именно с него, а нумерация листов сохранена. Указывать в скобках, что просмотр вёлся по фонду пользования, — хороший тон, особенно если качество съёмки не позволило прочитать часть текста.
Электронные образы, выложенные на сайтах архивов, обычно привязаны к тому же шифру, а номер кадра не заменяет номер листа. При скачивании сразу переименовывайте файлы по шифру и листу — разбирать безымянные снимки спустя месяцы мучительно. Термины, которые встречаются в описаниях таких копий, разобраны в глоссарии архивных понятий.
Сколько дел заказывают за визит и как планировать работу
Единой нормы по стране нет: количество дел, выдаваемых за день, устанавливает каждый архив в правилах работы читального зала. На практике счёт идёт от нескольких дел до пары десятков, причём для ветхих документов и метрических книг лимит обычно ниже. Уточнять его нужно заранее, вместе с режимом работы и порядком записи.
Заказ выполняется не мгновенно. В одних архивах дела приносят в тот же день, в других — на следующий рабочий день или через несколько суток, если хранилище удалено. Отсюда простое правило планирования: заказ на первый день оформляют заранее по электронной описи, а сам визит используют для чтения, а не для выбора дел.
Считайте не дела, а листы. Пять тонких дел просматриваются за пару часов, а одно дело на восемьсот листов займёт весь день. Заранее выпишите из описи объём каждого кандидата и составьте очередь: сначала то, что закрывает ключевой вопрос, потом уточняющее. Черновые заметки удобно вести прямо в конструкторе семейного древа, связывая каждую выписку с конкретным человеком.
Ограничения выдачи и частые ошибки
Дело могут не выдать по нескольким причинам: неудовлетворительное физическое состояние, идущая реставрация или оцифровка, наличие фонда пользования, ограничения по персональным данным для документов XX века, выдача другому исследователю. Отказ оформляется и объясняется, а иногда предлагается альтернатива — копия или более поздний экземпляр документа.
Главные ошибки исследователей: заказать дело, не посмотрев количество листов; не записать шифр во время работы; сфотографировать лист без соседних, из-за чего теряется контекст записи; сослаться на дело без листа; перепутать номер описи с номером дела. Отдельная ошибка — не отметить отрицательный результат: непросмотренное и просмотренное впустую дело через год выглядят одинаково.
Связанные понятия
Единица хранения замыкает цепочку архивного описания, начатую фондом и описью. Рядом стоят понятия листа использования, заверительной надписи, фонда пользования, страхового фонда и тома дела.
Методика самого посещения читального зала и оформления запросов вынесена в статью как работать с архивом. Соберите проверенные записи в общее семейное древо, указывая для каждой архив, фонд, опись, дело и лист, — такая ссылка переживёт и смену интерфейсов, и переезд документов между хранилищами.
Вопросы и ответы
Что такое единица хранения простыми словами?
Единица хранения — это один физический объект на архивной полке, который считают и выдают целиком. Обычно это дело: подшитые в общую обложку документы с собственным номером. Но формы бывают разные — переплетённая метрическая книга, домовая книга, альбом фотографий, связка бумаг, свёрнутый чертёж, рулон микрофильма, а в цифровых архивах файл или набор файлов. Смысл понятия чисто практический: документы слишком разнородны, чтобы считать их поштучно, поэтому учёт ведётся по объектам выдачи. Каждая единица хранения имеет номер внутри описи, а вместе с номерами фонда и описи этот номер образует шифр, по которому дело заказывают в читальном зале. Внутри единицы хранения нумеруются листы, и в генеалогической ссылке после номера дела всегда указывают лист.
Единица хранения и дело — это одно и то же?
В большинстве случаев да, но происхождение у терминов разное. «Дело» пришло из делопроизводства: так называют документы по одному вопросу, помещённые в общую обложку самим учреждением. «Единица хранения» — термин архивного учёта, обозначающий любой обособленный объект, который принимают, считают, хранят и выдают как целое. Совпадают они тогда, когда объект действительно является подшивкой бумаг, а такова основная масса архивных материалов. Расходятся на нестандартных носителях: фотоальбом, киноплёнка, магнитная лента и электронный контейнер — это единицы хранения, но не дела. Ещё один случай расхождения — многотомное делопроизводственное дело: логически оно одно, а единиц хранения несколько, у каждого тома свой номер. В повседневной практике исследователи говорят «дело» и сокращают до «д.», и архивисты понимают их правильно.
Что означает «л. 12 об.» в архивной ссылке?
Это оборотная сторона двенадцатого листа дела. В архивных делах нумеруются не страницы, а листы: цифру ставят в правом верхнем углу лицевой стороны, а обратная сторона собственного номера не получает и обозначается сокращением «об.». Такой порядок связан с тем, что подшивка состоит из разнородных бумаг: часть заполнена с одной стороны, часть представляет собой вклейки, вставки и документы нестандартного формата, поэтому сплошная нумерация страниц невозможна. Иногда встречаются литерные листы вида «12а» — их добавляли, когда пропуск обнаружился при проверке. Бывает и старая, зачёркнутая нумерация: ссылаться нужно на действующую, а прежнюю при необходимости приводить в скобках. Сведения об общем количестве листов и особенностях нумерации содержатся в заверительной надписи в конце дела.
Зачем указывать номер листа в родословной ссылке?
Затем, что без него ссылка не проверяется. Дело на несколько сотен листов может содержать записи о сотнях семей, и указание одного лишь номера дела заставляет каждого, кто захочет проверить факт, заново просматривать весь том. С номером листа проверка занимает минуту: другой исследователь откроет ту же единицу хранения на том же месте и увидит ту же запись. Это стандарт доказательности в генеалогии, а не формальность. Практические правила простые: записывайте шифр в момент работы с делом, а не по памяти; если запись занимает разворот, указывайте диапазон листов; если в одном деле несколько нужных записей, оформляйте отдельную ссылку на каждую. При фотографировании сразу переименовывайте файлы по шифру и листу, иначе через несколько месяцев снимки превратятся в неопознаваемый набор изображений.
Сколько дел можно заказать в читальном зале за один визит?
Единой нормы для всех архивов нет — количество определяют правила работы читального зала конкретного хранилища, и они заметно различаются. Где-то за день выдают несколько дел, где-то до двух десятков, а для ветхих документов и часто запрашиваемых метрических книг лимит обычно ниже общего. Уточнять его нужно заранее, вместе с графиком работы, порядком записи и требованиями к документам посетителя. Второй фактор планирования — срок выполнения заказа: дела приносят в тот же день, на следующий рабочий день или позже, если хранилище находится отдельно от читального зала. Поэтому опытные исследователи оформляют заказ дистанционно по электронной описи до поездки. Считать при этом стоит не дела, а листы: пять тонких дел просматриваются быстро, а один толстый том займёт весь рабочий день целиком.
Почему дело могут не выдать?
Причин несколько, и все они предусмотрены правилами. Первая — физическое состояние: ветхую или повреждённую единицу хранения из выдачи изымают до реставрации. Вторая — наличие фонда пользования: если с дела сделан микрофильм или цифровая копия, оригинал берегут и предлагают работать с копией. Третья — временная недоступность: дело находится на оцифровке, реставрации, проверке наличия или выдано другому исследователю. Четвёртая — ограничения доступа к сведениям о частной жизни, действующие для документов сравнительно недавнего времени; такие материалы выдают при подтверждении родства или по истечении установленного законом срока. Пятая — документы, ещё не прошедшие научное описание. Отказ должен быть объяснён, а в части случаев архив предлагает альтернативу: копию, дублирующий экземпляр документа или сведения в форме письменного ответа.
Является ли микрофильм или скан отдельной единицей хранения?
Рулон микрофильма учитывается как самостоятельная единица хранения — у него есть собственный учётный номер, и в фонде пользования он занимает место оригинала. Но ссылаться в исследовании правильнее на шифр самого дела: копия снята именно с него, полистная нумерация сохранена, и такая ссылка останется верной, даже когда копия будет заменена новой. Хорошая практика — упомянуть, что просмотр вёлся по копии, особенно если качество съёмки не позволило прочитать часть текста или отдельные кадры оказались пропущены. Цифровые образы на сайтах архивов обычно привязаны к тому же шифру, а номер кадра или файла номер листа не заменяет: кадров и листов может быть разное количество из-за разворотов и технических снимков. Скачанные файлы стоит сразу переименовывать по шифру и листу.
Связанные термины
Исповедная роспись
Исповедная роспись — ежегодный посемейный список прихожан православного прихода, где причт отмечал, кто был и кто не был у исповеди и причастия. Для родословной это годовой срез семьи по дворам с именами, родством и возрастом.
Архивист
Архивист — специалист архива, который отвечает за комплектование, учёт, описание, хранение и использование документов. Он обеспечивает доступ исследователя к делам и справочникам, но не ведёт за него генеалогический поиск и не выстраивает родословную.
Архивный фонд
Архивный фонд — совокупность документов, исторически сложившаяся в деятельности одного создателя: учреждения, организации, семьи или человека. У фонда есть собственный номер, название и крайние даты, и он служит верхним уровнем архивного учёта.
Микрофильм
Микрофильм — рулонная фотоплёнка с многократно уменьшенными изображениями документов, которую читают на специальном аппарате. Архивы создавали микрофильмы, чтобы сохранить содержание дел при утрате подлинника и снизить износ оригиналов при выдаче исследователям.
Переписная книга
Переписная книга — сводный документ подворной переписи XVII — начала XVIII века, где по каждому двору перечислены живущие в нём люди. В отличие от писцового описания, объектом учёта здесь выступает не земля, а население двора.
Купчая крепость
Купчая крепость — исторический акт купли-продажи недвижимого или иного подлежавшего крепостному оформлению имущества, удостоверенный в установленном порядке. Для родословной она называет стороны, предмет сделки и правовые основания, но термин и процедура зависят от эпохи.